Ngân sách dự tính là điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý đầu tiên. Nguồn ngân sách dự tính được xác định rõ ràng, khoảng thời gian thuê được chắn chắn ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn chọn lựa được giữa thuê một văn phòng trong tòa nhà cao ốc, văn phòng nhà phố hay một văn phòng tại khu công nghệ tập trung. Nếu bạn xác định sẽ thuê lâu dài sẽ rất có lợi cho bạn bởi bạn sẽ nhận được ưu đãi từ người cho thuê nếu bạn biết cách thương lượng về hợp đồng
Diện tích văn phòng lớn hay nhỏ sẽ dựa trên số lượng nhân viên. Biết được diện tích bạn cần sẽ giúp thu hẹp tìm kiếm bất động sản phù hợp. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường chia không gian làm việc cho mỗi nhân viên là 4 m2 (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, bộ phận phụ trợ, phục vụ và kỹ thuật). Lưu ý, một số chủ đầu tư tòa cao ốc hoặc khu văn phòng tập trung sẽ yêu cầu bạn chi trả cả diện tích sử dụng chung như hành lang, khu vệ sinh…Sự chênh lệch giữa hai phần phòng sở hữu và diện tích dùng chung có thể hơn 20% tổng giá trị tiền thuê. Thế nên, bạn nên tính toán diện tích và thương lượng kỹ càng với bên cho thuê để tránh phát sinh mâu thuẫn về sau.
Ngoài ra, diện tích văn phòng cũng chịu ảnh hưởng bởi kế hoạch phát triển lâu dài của công ty. Nếu công ty muốn mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh thì cần xác định trước khi thuê để đưa điều kiện vào thương lượng với chủ cho thuê nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh hoặc phải chuyển văn phòng trong thời gian ngắn.
Đừng vội đặt sự hài lòng của bạn ngay khi thấy một vài ưu điểm của văn phòng đầu tiên bạn tìm được và quyết định chọn thuê. Bạn sẽ hối hận!
Hãy tìm từ 3-4 văn phòng trở lên và bắt đầu phân tích các ưu nhược điểm để từ đó chọn cho mình văn phòng phù hợp nhất dựa trên một số tiêu chí sau:
1. Vị trí
2. Giá thuê
3. Diện tích văn phòng
4. Chủ đầu tư
5. Thanh toán
6. Dịch vụ và thiết kế văn phòng được thuê
Lắng nghe ý kiến chuyên gia: đừng bỏ lở nguồn thông tin vô cùng giá trị này, không phải ai cũng có được những thông tin tốt như chuyên gia. Nhưng bạn sẽ tuyệt vời hơn các chuyên gia nếu bạn biết gom góp các thông tin ấy và sắp xếp lại chúng một cách hợp lý, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện cho sự lựa chọn của mình
Từ những so sánh đánh giá ở bước 3, bây giờ là lúc bạn quyết định chọn cho mình một văn phòng tốt nhất cho doanh nghiệp mình.
Văn phòng công ty được coi là bộ mặt của công ty thế nên quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách không đơn giản. Nếu bạn chưa có kinh nghiệp trong quy trình tìm kiếm và thương lượng hợp đồng thì có thể thông qua văn phòng luật sư uy tín khảo cứu hợp đồng cũng như tư vấn địa điểm (sẽ tốn chi phí cao hơn là bạn tự tìm và thương lượng với chủ đầu tư). Nếu tự thương lượng với bên cho thuê, bạn nên chốt kỹ việc giữ nguyên giá thuê trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu ký hợp đồng dài hạn. Sau thời gian giữ nguyên giá, chủ thuê có thể tăng giảm giá tùy theo thị trường. Tuy nhiên, để tránh trường hợp tăng giá quá cao, bạn có thể quy định rõ ràng trong hợp đồng về việc tăng không quá bao nhiêu phần trăm: 10%, 20%...
Chiến lược đem lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng luôn là tiêu chí hàng đầu của các chủ đầu tư, nên bạn đừng ngại thương lượng để có được vị trí phòng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất về diện tích thuê (diện tích riêng và chung), tiện ích hỗ trợ, phí sửa chữa, ưu đãi dành riêng cho người thuê dài hạn…
Sưu tầm