Những thông tin cần thiết giúp doanh nghiệp trẻ thuê văn phòng hiệu quả

Dưới đây HCM Realty xin chia sẽ với bạn đọc những thông tin cần thiết để chọn thuê một văn phòng một cách hiệu quả nhất.

Hiện nay, thị trường cho thuê văn phòng ngày càng đa dạng và phong phú. Điều này giúp cho các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn phù hợp với quy mô công ty. Song cũng đem đến khá nhiều bất cập và rủi ro nếu như các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp trẻ chưa có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc chọn thuê văn phòng.

1. Như thế nào là văn phòng đẹp

- Vị trí địa lý: Một vị trí lý tưởng là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, đảm bảo có cây xanh bóng mát, cảnh quan đẹp đẽ, đường phố thuận lợi cho giao thông, các yếu tố thuận lợi về thương mại, một yếu tố rất quan trọng không được phép bỏ qua đó là phòng thủy
 

-  Yêu cầu thẩm mỹ:

• Thiết kế nội thất không chỉ là việc mua sắm những món đồ nội thất đắt tiền và bài trí chúng không theo một nguyên tắc nào. Thực tế là phải dựa vào rất nhiều yếu tố để quyết định nội thất như thế nào là hợp lý, khoa học cho một văn phòng làm việc hiệu quả, đảm bảo được các tiêu chí đẹp - tiện nghi – thuận lợi.
• Yêu cầu thẩm mỹ cho một văn phòng hoàn toàn khác với một căn hộ, bởi văn phòng yêu cầu sự nghiêm túc và mang tính chuyên nghiệp cao. Làm sao để có sự hài hòa về màu sắc, đồ dùng trang trí và các thiết bị điện tử, văn phòng phẩm là điều rất quan trọng, vừa khoa học hợp lý, vừa dựa trên chuyên môn chính, lĩnh vực hoạt động của công ty.

• Bên cạnh đó, trong văn phòng cũng nên sử dụng tranh ảnh, cây xanh, tượng đá, bình pha lê… để góp phần tạo sự cuốn hút, bớt đơn điệu, nhàm chán, đồng thời mang lại một ý nghĩa phong thủy nào đó cho văn phòng.

- Yêu cầu công năng

• Một văn phòng phát huy được công năng hiệu quả là khi cung cấp lượng ánh sáng (cả ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo) đầy đủ. Do đó, trong thiết kế văn phòng, phải lưu ý các hướng cửa sổ nhận được ánh sáng tự nhiên nhiều nhất để đảm bảo sự thông thoáng, thoáng đãng. Ngoài ra, trong văn phòng nên sử dụng loại đèn có ánh sáng trắng như đèn tuyp, dowlight…và thường sử dụng chiếu sáng gián tiếp nhiều hơn để không gây lóa mắt khi làm việc

• Việc phân chia không gian cũng rất quan trọng để phù hợp với giao thông đi lại cũng như chức năng từng phòng. Theo đó, phòng tiếp khách nên chọn ở vị trí gần cửa chính, phòng dành cho nhân viên thường sắp xếp theo modul tiết kiệm không gian và thuận tiện cho việc trao đổi thông tin khi làm việc. Đối với phòng lãnh đạo thì nên được thiết kế cầu kỳ hơn, sử dụng màu sắc và đồ nội thất sang trọng để thể hiện phong cách, chức vụ và địa vị.

2. Kinh nghiệm khi chọn văn phòng cho thuê

• Dù vậy, không phải việc tìm thấy và đi xem thực tế một văn phòng cho thuê là mọi thứ có thể như mong muốn, điều này còn phụ thuộc vào hợp đồng thuê và thái độ của người cho thuê. Nên những chủ Doanh nghiệp khi muốn thuê văn phòng cần học cách nắm bắt tâm lý của người cho thuê và cả thủ thuật đàm phán khi thuê văn phòng.
• Ví dụ như: tại Việt Nam, các hợp đồng thuê mặt bằng thường được ký với thời hạn từ 5-10 năm. Sau thời gian này, bên thuê và cho thuê có thể xem xét lại. Nhưng để tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp quyết định chuyển đến một mặt bằng khác rẻ hơn, số khác lại chọn cách thương lượng lại hợp đồng.

• Chính vì thế, trước khi bước vào cuộc thương lượng chính thức, doanh nghiệp cần nghiên cứu, chuẩn bị thông tin và hợp đồng thật kỹ. Trước tình hình kinh tế khó khăn, nhiều chủ cho thuê sẽ sẵn sàng hợp tác để giữ khách và có thể chấp thuận những ý kiến hợp lý.
• Đối với trường hợp thỏa thuận hợp đồng không thành, bạn có thể chọn một địa điểm vẫn còn đang trống. Nhưng trước hết, tìm mọi cách để thương lượng lại hợp đồng thuê mặt bằng cũ vẫn là giải pháp tối ưu.
• Tuy nhiên, một số khách thuê là doanh nghiệp hay tập đoàn, dù có tiềm lực tương đối vững vẫn muốn chủ thuê linh động trong việc thanh toán và đặt tiền cọc. Và chiến lược hữu hiệu dành cho các doanh nghiệp có nguồn tài chính dồi dào mà vẫn mong được giảm bớt chi phí thuê là đề nghị gia hạn hợp đồng. Chủ thuê vẫn có thể chấp nhận giảm đến 35% với một hợp đồng cam kết từ 2-5 năm.
• Và sau cùng, trong bối cảnh nền kinh tế lúc này, đừng nên xem chi phí nào là cố định. Mọi khoản chi đều có thể kiểm soát được và cắt giảm. Cách tốt nhất để thương lượng lại hợp đồng cho thuê mặt bằng là tiến hành theo kiểu “đo ni đóng giày”, phù hợp với tình hình kinh doanh của từng doanh nghiệp và yêu cầu từ phía chủ mặt bằng.
• Bí quyết thành công nằm ở chỗ phải tiến hành cuộc trao đổi trong một không khí càng cởi mở và thẳng thắn càng tốt.

3. Lựa chọn mới cho doanh nghiệp trẻ

• Dịch vụ “không gian chia sẻ” (co-working space) cung cấp gói giá chỉ từ 400.000 đồng/tháng để khách hàng có thể chọn thuê bàn làm việc theo giờ, theo ngày hoặc theo tháng mà vẫn được sử dụng phòng họp chung, máy in/photocopy và nhiều tiện ích thú vị khác. Tuy nhiên, loại hình này chỉ đáp ứng tốt cho người làm nghề tự do hoặc nhóm dự án nhỏ lẻ.
• Còn “giải pháp văn phòng giao dịch” (business center) lại có nhiều tiện ích cho các công ty khởi nghiệp. Dịch vụ này được thiết kế giống văn phòng chính thống với chỗ ngồi cố định, điện thoại máy lẻ lắp riêng từng bàn kèm dịch vụ tổng đài ở quầy lễ tân. Biển công ty cũng được gắn trước cửa văn phòng nên tiện cho việc giao dịch và nhận thư.
• Có thể nói ưu điểm vượt trội của “giải pháp văn phòng giao dịch” (business center) chính là dịch vụ trọn gói, nên sau khi ký hợp đồng thuê, khách hàng có thể đến làm việc ngay tức khắc, điều này đặc biệt hữu ích trong trường hợp doanh nghiệp (mới khởi nghiệp) cần gấp văn phòng giao dịch để ký kết hợp đồng mà không lỡ mất cơ hội kinh doanh. Với loại hình dịch vụ này, doanh nghiệp cũng không phải trả thêm các khoản phát sinh như tiền điện, nước, phí sửa chữa hay tu sửa hằng năm; hoặc trả lương cho nhân viên lễ tân, bảo vệ và tạp vụ.

• Do văn phòng được chia sẻ cho nhiều công ty nên các doanh nghiệp có dịp tìm hiểu về nhau, tạo thuận lợi cho việc hợp tác và chia sẻ cơ hội với nhau.
• Hơn thế nữa, “giải pháp văn phòng giao dịch” (business center) nhắm trúng vào tâm lý của các công ty nhỏ có ít nhân viên là sẽ được làm việc trong một không gian chuyên nghiệp với số lượng nhân viên hùng hậu (khi ngồi cùng các công ty khác), tạo cảm giác an tâm cho khách hàng và đối tác khi tới công ty bàn bạc và thương thảo.